▲XChange知識共享計畫。（圖／XChange）
圖文／Xchange
無論是肩負KPI使命的業務、需要為公司開拓市場的BD，還是負責異業合作的行銷，只要是公司的對外要角，或者你夢想成為公司對外要角，都會和筆者一樣，在接單成功與專案開跑前，接受每天緊鑼密鼓的對外商務談判與跨部門會議。
想問問你是否也曾有以下的困惑時刻？
洽談時對方看來合作意願很高，隔幾天聯絡卻態度大轉變，或是鬼打牆地詢問早已解釋過的重要事項？
會議上明明相談甚歡，為何要真正確認合作檔期時，得到的回應卻是「再看看，應該沒這麼快」？
會議中難免有被質疑的時刻，但已自認回應得體與明確，為何案子還是談不成？
筆者至今工作經驗五年多，從業務角色出發，在本土小型數據分析軟體團隊歷練兩年後，轉職中型新零售解決方案供應商。因業績出色，有幸被指派擔任公司首次出海東南亞的Market Launcher。過程中不斷披荊斬棘，從0到1的混亂中協調跨部門資源、在產品的陽春階段說服客戶買單，甚至在市場能見度甚低時就得洽談商務合作。
直到現在擔任跨國中型電商企業的台灣區BD，專職異業合作與戰略夥伴維繫，深諳帶給自己最大幫助的，除了隨經驗累積的行業專業（Domain Know-How）外，也歸功於一路以來不斷打磨的行事脈絡與三大心法。
▲你是否也曾有過困惑時刻？（圖／rawpixel on Unsplas）
法則一：檢核會議是否成功、做好會議記錄、準確執行 follow-up
回來跟老闆告捷一場看似會成功的會議，但隔周 follow-up 發現不是這麼一回事，運氣好能在老闆主動問起前釐清狀況，運氣不好可能因此在老闆心中被扣分。以下將最基本的法則一，按 4 個要點拆解：
1、你如何判斷會議成功？是否依客觀標準檢核？筆者參加大大小小的會議，都以「MAD法則」做為會議結束前的自我檢視，把 MAD 指標銘記在心，就能有效檢視會議是否有達成目的。
M（Money）
泛指預算與資源，如果客戶該年度就是沒錢可用或是市場資源可分配，可思考對方挪用其他準備金來跟你做生意的程度。檢視該客戶在你 pipeline 中的地位，未來 N 個月是否要適度降低多少百分比的時間，多花心思來服務今年度最有機會（有預算，只是不見得花在你身上）幫你創造業績的那些客戶？
A（Authority）
坐在會議桌對面的那個人是否有真正的決定權？只要對方不是老闆就很難有「他說了就算」這件事。就算他是老闆，背後也可能會有股東、顧問、家人提供建議而壞了你整盤局。了解決策流程與時間，若能想辦法和真正的決策人士換張名片，做個 30 秒的會議 update 更好（當然，最佳解仍是在會議前就一併邀請對方的決策主管與會，這是另一關鍵，我們未來再詳談）；
D （Desire）
服務、產品、提案除了提供功能性的利益，你是否成功讓對方燃起跟你合作的慾望？你有沒有讓對接的窗口把這股慾望帶回公司感染他的上司？這個指標較難敘述，有賴直覺及觀察，包含手勢是否握緊、坐姿是否前傾、講話語調是否提高、討論時是否開始主動提問？
2、對談判桌上的「專業敬語」追根究底
你有沒有在被早餐店老闆叫帥哥或美女的經驗？我想應該非常普遍吧！筆者稱之為商場對外的「專業敬語」，老闆們是否真認為我們是帥哥美女沒人知道，但大家也不會追究。談判桌上的專業敬語倒是值得探究，例如：「你們的商業模式真的很有趣」、「你們功能好齊全好強大」、「一定超多人想跟你們合作吧！」、「我超喜歡你們，老闆一定會想跟你們合作的」等，實在族繁不及備載，把這些禮貌性的專業敬語帶回到辦公室跟老闆邀功，跟買早餐時被稱讚帥哥美女後回家跟媽媽說自己基因好，後者就是溫馨家庭時光博君一笑，前者後果可能事實上不如人意。
下次聽到會議桌上的「專業敬語」時不妨反問：「謝謝經理的肯定！好奇你覺得跟我們合作可以幫你們創造哪些產業競爭力啊？」；「我們功能確實強大，但你覺得哪些功能特別可以幫你解決剛剛提到的哪個問題呢？」無須感到彆扭，因為我們是在幫助對方釐清，請試著用最自然且誠懇的態度驗證、驗證、再驗證準沒錯。
3、做完優秀的提案，然後呢？少了會議記錄與action plan，一切的努力都將付諸流水
以為會議上的簡報很吸引人，對方就會崇拜地筆記清楚，接下來也會聰明地知道專案如何進行，但其實人類多半都是被動的啊！身為優秀BD/業務人員，你的使命就是將會議效率發揮到極致。第一步就是必須快速針對會議做出結論，同時擬定action plan。這是說來簡單做好極難的能力，因為會議內容可能反覆沒邏輯甚至天馬行空，但會議總有「召開會議會議的原因」和「會議期待的結果」，也有「與會者KPI和會議中發言間的關聯性」。會議結束前需向對方確認：
1）今天會議討論X個項目，優先順序為何
2）會議中有X個事項還需雙方各自回去與XX部門討論，預計XX回覆
3）本合作案預計XX號上線，若按專案時程規劃，下一步需要先XX，預計以XX指標來檢核第一階段成果，下次會議時間訂為X
會議記錄其實目的很簡單，第一是讓與會者有明確文字能回顧會議重點並追蹤後續進度；第二是要暗示對方「今天會議上說好了喔，有文字為證你賴不掉。」此篇站不贅述會議紀錄怎麼寫，唯一提醒大家的是發會議紀錄的時間。筆者強烈建議BD/業務工作者要有自我紀律，同時讓對方感受到專業與積極度。因此，無論多忙都建議在會議結束當晚12點前發出會議記錄，不只幫助自己把思緒拉出來（貴人請多忘事，腦袋空間有限），也讓自己隔天有理由打電話給對方確認email是否有成功寄出（很多企業都會擋信），創造follow-up的絕佳機會！
3、案子尚未成交/開跑前，對外保持積極、對內保持中立
不曉得各位有沒有聽過一句話：「老闆不喜歡驚喜」，但我們卻常常創造驚喜給老闆，而且多數驚喜通常卻不是好消息，多半是因為我們錯估局勢或想被肯定，急著向老闆報喜。筆者吃了多次虧之後略為謹慎，就算上述三點注意事項已內化成會議中的直覺應對，只要有絲毫感覺到對方老謀深算，始終不願透露部門策略方向，或是態度很好但姿態稍高，回到辦公室我就會以客觀中立的立場回報老闆會議重點「對方對我的提案不排斥，下周會繼續follow-up，但目前遇到幾個項目需要再討論，一、…，二、…，三、…」就算對方給予高度肯定，只要自己直覺不夠踏實，就不要把這些興奮之情傳達給老闆。因為當你拉高老闆對該專案期待，未來出現任何閃失都會很難補救。保持平穩的陳述，為自己預留空間，爭取更多時間釐清對方背後的疑慮與合作前的變因，實屬上策。
▲對外保持積極、對內保持中立。（圖／rawpixel on Unsplash）
法則二：打鐵趁熱創造「why now」場景，迅速close the deal
會議當下與剛結束時，通常是對方印象最深刻且最想合作的時候，只要時間拖得越長，變因就可能越多。變因有上千種，舉例而言，對方公司的內部狀況、高層的期待、窗口是否在下周其實就要離職都是有可能的事，這無法預知也無法避免，但身為一名專業BD/業務工作者，在「最快時間內創造期待」並「引領對方同意合作」，就是你職務的天命。
1、化被動為主動、已經主動了還要更主動，「期待」必須由你來創造與提醒
筆者過去在銷售電商系統解決方案給企業主時，剛開始常會面臨以下情況：對方經歷產品說明會、專案簡報，以及功能 demo 都表示心動，認同其價值與效益，但竟然回覆：「陳顧問，你解說得非常清楚，我們決定明年初就跟你買！」因為沒有創造「Why now」的急迫性，那對方就會認為現在買跟明年買有差嗎？
除了限時優惠價格等次等手段外，應該要為他創造「Why now」的「場景」。例如：「距雙十一只剩30多天，我懂這可能非常趕，但我們不該就這樣放棄今年Q4的熱潮，現在開始籌備雙十二還是可行！我幫你做了以下規劃，現在導入系統，完成上架與素材製作需要x週，接下來進行優惠挑品擺上主站banner約需要x週…」
以類似上述起頭，搭配機會成本的數據試算，以量化指標（收入、費用、現金流等）與質化指標（產業競爭力、商業模式進化等）為老闆分析現在投資與六個月後投資的差異。相信多數老闆會非常感謝你為他想這麼多，甚至幫他自己創造了給自己現在買單的必要理由。
2、試著用封閉式問句！停止使用問答題，直接給對方選擇題！
我們常連午餐吃什麼都有選擇障礙了，你又何苦為難人家呢？直接來做個比較，評估有無使用封閉式問句的差異。案例一，原句「依你評估覺得什麼時候和我們合作最適合啊？」vs. 封閉式問句「你比較想拚雙十二還是決定衝刺雙十一檔期啊？」；案例二，原句「你覺得怎麼樣的合作能給我們最多行銷資源啊？」封閉式問句「剛提的兩個合作方案，哪個你會比較有把握來爭取行銷資源呢？」案例三，原句「你們採購部門會不會很硬？一般都會砍多少啊？」封閉式問句「你們採購部門比較在意第一筆授權費用，還是未來的年約維護成本？」其中，案例三也是藉此快速拆解對方意圖才能對症下藥，若對方想的都不在你提出的選項內，他們心中選項也會比較自然的被你釣出來。
▲試著用封閉式問句！（圖／rawpixel on Unsplash）
法則三：面對質疑，就以職場心理戰對決
在商場上要對方拿出資源或掏錢，還真不是容易的事，在會議中難免被對方質疑與挑戰，但這也是身為BD與業務，能力差異立見的關鍵決勝點。在被質疑的背後，筆者傾向將問題歸納於「認知落差」。
1、對方真有在反對嗎？還是其實真的只是單純疑問？
若各位跟筆者一樣是腦筋動非常快的急性子，就很容易在對方問題陳述到一半時，就覺得自己知道對方想問什麼然後快速回應。下次不妨把步調放慢，把問句聽完，甚至聽完後隔三秒再回應。你很有可能會發現很多人問完問題，會自己再解答問題。真的，就這樣自己說服自己了！就算沒遇過這情況也沒關係，把問題聽完不吃虧嘛！
2、當對方提出問題（或者不是問體的問題），「清除快取」中立回應是上策
大家認為一套數據分析系統五百萬貴嗎？大家覺得一杯冰炫風65元貴嗎？大家認為200元多嗎？答案都是「見仁見智」，但當對方質問為何一套系統可以賣到五百萬？在回答前應該做好什麼準備？答案叫做「清除快取」。這時我們不該有任何預設立場，不該被從前客戶反饋影響，試試以下回應「貴？怎麼會貴？我第一次聽到有人說貴欸！好奇你是怎麼比較的？」這樣可能得到兩種結果：第一，因為你直接透露出驚訝神情，對方反而自覺理虧或無知，後來不敢再說。第二，清楚表達他認為貴的原因，可能與競爭對手比較，也可能是跟公司目前營收成長停滯有關。無論如何，這都能幫助我們進一步了解對方不主動提及的關鍵要素並設法解決。
有時候問題可能根本不是個問題。再舉個例，筆者目前服務公司是現金回饋網站，其中一項系統規定是當消費者累積現金回饋達 200 元，才能把錢連結銀行帳戶領出來。常有商業夥伴的業務窗口質疑「什麼？要200元才能領喔！那不容易吧？」當我把狀況拋給近期加入團隊的優秀實習生，她直接回應我「咦？這很難嗎？現在不是流行出國自由行嗎？一趟日本四天三夜住個 5,000 元應該算合理，這如果刷Booking.com 現金回饋比例 6% 就能賺到300元現金回饋了欸！這很難嗎我真的不懂，你為什麼要這樣問我啊？」筆者想表達的是，人隨著社會經驗增長，會被更多包袱和框架束縛，但我們必須要時刻提醒自己和對方回歸中立客觀，甚至偶爾相信直覺。
3、你知道對方問的問題背後，真正想知道的答案嗎？
這點其實很生活化，從感情、生活到工作都適用。用感情例子推導最快，當另一半有天異常的詢問自己「親愛的，巷口那家飲料店的珍珠奶茶能不能調整甜度啊？」假設你知道答案，會直接回答 yes 或 no嗎？筆者會反問「怎麼這樣問啊？你最近在減肥喔？」當知道對方在減肥，或許我們能改推薦果汁給對方喝，讓對方覺得自己貼心，若對方沒有想要減肥也OK啊問了不吃虧！再一個生活案例，去電信門市詢問店員「Samsung S9 和 Samsung Note8 這兩支手機的螢幕尺寸和畫素有差嗎？」一般門市店員可能會直接攤開 DM 回答你這再簡單不過的問題，但機靈的店員可能會反問「您平常用手機的用途有哪些呢？筆記、拍照還是玩遊戲？」從消費者的單純發問延伸，更精準地幫助消費者解惑，甚至可協也可以根據消費者的使用場景來推薦他牌。從互動中洞悉覺察的玩法很多，持續練習就能提升商業談判戰鬥力！
商務談判說難不難，經驗累積心法，反思成就戰力，文章寫到此處先告個段落，希望對大家有幫助，也歡迎主動來信 ncuyoubychen@gmail.com 一起交流討論！